Câmara Municipal de Nova Iguaçu: Manual de Gestão de Protocolos

A gestão de documentos é um processo essencial no andamento de toda e qualquer organização. Para tanto é necessário estabelecer uma série de práticas que garanta sua organização e preservação, só assim a empresa ou a organização poderá tomar decisões, recuperar informações e preservar a memória dos documentos.

Assim, o gerenciamento de documentos garante à empresa um maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem. Garante ainda a racionalização do layout (arranjo físico) onde os documentos são guardados, bem como por ele é possível desenvolver as atividades com maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos seus clientes.

Mas, e o que o gerenciamento de documentos tem a ver com protocolo???

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).

 Vamos entender isso melhor… Percebemos em várias instituições a existência de um setor ou unidade destinado à recepção das correspondências e demais documentos. Estas instituições têm o intuito de gerenciar todo esse fluxo de entrada e de saída de documentos, cuidando de sua movimentação.

Assim, em toda organização pública brasileira é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação.

Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo ou unidade protocoladora ou setor protocolador.  Ficou mais claro agora?

Talvez você já tenha visto esse setor ou unidade de protocolo, mas você saberia dizer quais são as ações realizadas pelo protocolo?

O protocolo executa, sinteticamente e numa primeira análise, as seguintes ações:

-recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);

-separação da correspondência oficial da corresnpondência particular;

-colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras;

-elaboração de resumo do assunto;

– encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.

– controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização, e

– atividades de expedição de correspondências a outras instituições.

ATENÇÃO:

Pelo que se pode observar, o setor de protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma empresa ou de uma organização.

Dando continuidade, imagine que, se gerenciar documentos é extremamente importante para todas as organizações, o que dizer, então, da importância do gerenciamento das unidades de protocolo?

Se você pensou que é essencial este gerenciamento, acertou em cheio!!! Por isso mesmo, pensando na Administração Pública, por exemplo, existem um conjunto de regras e procedimentos técnicos que devem ser utilizados por todos os órgãos e entidades da Administração Pública a fim de criar bases para a coordenação da Gestão de Protocolo.

Para um gerenciamento adequado das unidades protocoladoras existe um Cadastro Único, veja:

CADASTRO ÚNICO DE UNIDADES PROTOCOLADORAS

O Cadastro Único de Unidades Protocoladoras é a base única de gerenciamento de Unidades que auxiliará a sistemática de Numeração Única de Protocolo (NUP).

Ok, agora você certamente está em dúvida com relação a Numeração Única de Protocolo (NUP).

A Numeração Única de Protocolo (NUP) é a sistemática de identificação numérica de cada Unidade Protocoladora. É também a numeração utilizada pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal para controle de seus documentos, avulsos ou processos.

Mas, voltando ao Cadastro Único, quais são os seus objetivos?

• Gerenciar as Unidades Protocoladoras e controlar a numeração única de protocolo;
• Administrar e consolidar dados relacionados à identificação, quantificação e descrição das unidades protocoladoras;
• Controlar as mudanças estruturais: criação, extinção, fusão, cisão ou troca de subordinação das unidades de protocolo;
• Subsidiar a elaboração de indicadores associados a Unidades Protocoladoras e processos administrativos; e
• Assegurar a integridade e a eficiência da numeração de processos.

O gerenciamento do Cadastro Único de Unidades Protocoladoras abrange a implantação, a manutenção e o controle da sistemática de Numeração Única de Protocolo tendo em vista as atividades de cadastramento, cancelamento e reativação de cadastro.

Como deverão ser feitas estas atividades de cadastramento, cancelamento e reativação de cadastro? Vamos por partes!

1. CADASTRAMENTO

– O cadastramento e a atualização dos dados de cada Unidade Protocoladora no Cadastro serão realizados pelo titular do Órgão.

– Os dados obrigatórios de cadastramento são: nome do órgão, subordinação (se Protocolo Central ou Setorial), nome do responsável pelo setor, telefone e e-mail institucional.

– Após o cadastramento será atribuído um código identificador à Unidade Protocoladora que será a Numeração Única de Protocolo.

 2. CANCELAMENTO DE CADASTRO

– O cancelamento de cadastro será efetuado em casos de extinção, cisão ou fusão com outro Órgão.

– Sempre que houver cancelamento de cadastro de uma unidade protocoladora, seu respectivo código identificador será desativado.

– Em casos de cisão, o código do Órgão originador será desativado e serão criados cadastros para os Órgãos resultantes da cisão.

– Em casos de fusão, os códigos dos Órgãos envolvidos serão desativados e um novo código será atribuído ao Órgão resultante da fusão.

 REATIVAÇÃO DE CADASTRO

– Consiste na reativação do cadastro de órgãos extintos quando eles voltarem à condição anterior.

Gostou do assunto tratado? Ficou alguma dúvida? Que tal entrar em contato conosco para nos contar o que achou do artigo e para sugerir novos temas?