Não fique mais de cabelo em pé quando no seu concurso público for exigido o tema Técnicas de Arquivamento
Vamos adquirir mais conhecimento ?? Conheça o conceito técnicas de arquivamento pedida em arquivologia.
O Arquivo é um conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Ele pode ser definido como Arquivo Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso ou;
Arquivo Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.
A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados.
Fonte: http://vouserfiscal.blogspot.com/2011/02/a-matricula-o-arquivamento-e.html
Técnicas de Arquivamento
O Arquivamento é um conjunto de operações destinados ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos, em outras palavras, as técnicas de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.
Vamos definir os métodos de arquivamento, por exemplo os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
– Básicos;
– Padronizados.
Os métodos básicos são divididos em:
fonte: https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento
Alfabético:
O principal elemento a ser considerado num documento é o nome, pois é o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, além de obedecer à ordem alfabética.
Geográfico:
O principal elemento é o local ou procedência. Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem
Numérico:
O principal elemento é o número, pois consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, ou seja, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Ideográfico:
O principal elemento é o assunto. Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos.
Os métodos Padronizados são:
Variadex :
É o método alfabético, acrescentando cores às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas, sendo assim, as cores são cambiáveis, de acordo com as nossas conveniências.
Automático:
Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números além de cores
–Soundex:
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente.
–Mnemônico:
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação.
– Rôneo – Combina letras, números e cores, mas está obsoleto.
Fonte: http://admtecorganizacionais.blogspot.com/p/dicas-sobre-administracao.html
Estes métodos básicos e padronizados pertencem a principalmente dois grandes sistemas: direto e indireto.
– Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
– Sistema indireto
Sistema indireto é aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código.
E ai curtiu? Deixe o seu comentário aqui, estamos à disposição para auxilia lo.
E bora estudar !!
Bibliografia:
https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/tecnicas-de-arquivamento/39275
http://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/01/metodos-de-arquivamento-e-guarda-de-documentos.pdf
http://centraldefavoritos.com.br/2016/09/06/arquivamento-e-ordenacao-de-documentos-de-arquivo/
http://www.wendsonsenai.xpg.com.br/UFS/02-Arquivamento(23%20P%C3%81GINAS).pdf
https://www.wreducacional.com.br/cursos/administracao/nocoes-basicas-em-tecnicas-de-arquivamento
Somos o Instituto Maximize de Educação, uma empresa especializada na preparação de Apostilas em PDF e Cursos Online para Concursos Públicos e Vestibulares.
shooow
Muito bom!!!
Olá Angélica!! Ficamos felizes por contribuir para o seu aprendizado Obrigado por deixar seu comentário no nosso blog Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Excelente!!! Conteúdo complexo, mas ficou fácil de compreender.
Bom Dia Zildete!! Ficamos felizes por contribuir em seus estudos. Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Ótimos esclarecimentos, muito obrigada.
Olá Flávia, Boa Tarde!! Nossa meta, de trazer um conteúdo de forma clara e objetiva. Muito obrigado por deixar seu comentário e participar do nosso blog. Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Arquivo Morto? Jura que li isso?
Olá Bianca, Bom Dia!! Vários autores definem arquivo morto ou permanente como documentos de uso com pouca frequência ou preservados em caráter definitivo em função do seu valor. Em nosso blog a definição ficou como arquivos que poderão ser utilizados no futuro, o que ocorre muito em empresas e escritórios. Se tiver alguma dúvida em relação ao assunto do blog, gostaríamos de te ajudar! Obrigado pelo seu comentário!! Acompanhe-nos nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Muito bom! Obrigada!
Oii Alyne, tudo bem!! Obrigado por deixar seu comentário em nosso post, nossa meta é passar algum tema de forma clara e objetiva para que todos entendam. Ah não se esqueça de nós acompanhar nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Olá ! Somente como crítica construtiva também levei susto ao ler Arquivo Morto - visto que está em desuso. Talvez para leigos poderia confundir na hora de uma prova. Do mais adorei as informações e as usei para ajustar meu resumo de estudos. Abraços !!
Oi Cristiane, tudo bem!! Obrigado por deixar seu comentário em nosso post, nossa meta é passar algum tema de forma clara e objetiva para que todos entendam. Ah não se esqueça de nós acompanhar nas redes sociais. Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Muito bom..excelente
Obrigado!!
Muito bom. Gostei
Oi Denise, tudo bem? Obrigado por deixar seu comentário em nosso post!! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Ficou muito, muito bom o texto, mas tem uns erros de português bizarros, erros de concordância básicos, enfim, tem que estudar um pouco o português.
Olá Julia, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Bom dia, tenho uma dúvida: Quando o nome a ser arquivado, no caso de uma empresa, começa com um numeral (Ex: 10 reais lojas S.A.), deve ser arquivada antes da primeira letra que conste nos arquivamentos ou depois da última? Muito obrigada :)
Olá Amábili, tudo bem? Obrigada pelo contato. A ordem do arquivamento vai depender de qual método de arquivamento a instituição pretende usar, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, normalmente se utiliza o método básico de arquivamento de documentos, onde a instituição pode optar por arquivar seus documentos pelo : método alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) • numérico (principal elemento: número) • ideográfico (principal elemento: assunto). O correto seria você ter dois arquivos separados, um com o método numérico e o outro com método alfabético. Espero ter auxiliado. Estamos à disposição. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Hoje em dia não se utiliza mais a descrição "Arquivo Morto" não é? Pelo fato de que algo morto tem que ser enterrado e não ter mais acesso.
Oii José Carlos, Bom Dia!! Vários autores definem arquivo morto ou permanente como documentos de uso com pouca frequência ou preservados em caráter definitivo em função do seu valor. Em nosso blog a definição ficou como arquivos que poderão ser utilizados no futuro, o que ocorre muito em empresas e escritórios. Se tiver alguma dúvida em relação ao assunto do blog, gostaríamos de te ajudar! Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Obrigada pela ajuda.
Olá Valéria, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Três sistema de arquivamento existem e podem ser utilizado nas organizações Especifique no sistema indireto,o arquivo
Olá Josiane, tudo bem? A respeito de suas dúvidas, informamos que nossos blogs possuem caráter meramente informativo e voltado para concursos públicos, que é nosso foco maior. Inclusive você pode ficar de olho em nosso site https://www.maxieduca.com.br/, para caso abra algum concurso nessa área. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Muito bom!!!
Olá Eliane, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW
Grata por compartilhar conteúdo resumido para estudos, apenas o uso da nomenclatura ARQUIVO MORTO poderá ocasionar erro em se tratando de provas para concursos, o termo referido já entrou em desuso, sendo somente mencionado em livros muito antigos. O termo em uso é ARQUIVO PERMANENTE .
Muito obrigado pelas explicações resumidas e compreensíveis!!!!
Olá Georthon, tudo bem? Que bom que gostou do nosso blog! Aproveite e navegue por nosso site (www.maxieduca.com.br), garanto que você também vai gostar. Um grande abraço e muito obrigado por seu comentário! Aproveite para nos acompanhar nas redes sociais: Facebook: https://goo.gl/fgnB61 Instagram: https://goo.gl/xe1LmU YouTube: https://goo.gl/REyOiW